Sådan sammenligner I kaffeleverandører til virksomheden

To kaffeleverandører kan se ens ud på papiret: begge tilbyder en kaffemaskine, kaffe og service. Forskellen viser sig først, når maskinen står stille en mandag morgen, når fakturaen kommer, eller når aftalen skal forlænges. Her er de 8 ting, I bør sammenligne, før I vælger leverandør – og de spørgsmål, der afslører forskellene.

Kort fortalt: de 8 ting, I skal sammenligne

1. Hvad der er inkluderet i prisen – og hvad der koster ekstra.
2. Aftalens længde og hvad der sker, når den udløber.
3. Responstid ved nedbrud – og om den er garanteret.
4. Teknikere og support – egne eller underleverandører.
5. Maskinudvalg – passer maskinen til jeres antal kopper?
6. Kaffen – smag, sortiment og certificeringer.
7. Levering og bestilling af kaffe og ingredienser.
8. Ekstra ydelser – vand, snacks, betaling og andet, I ellers skal have en anden leverandør til.

Sammenligningsskema: udfyld det for hver leverandør

Brug skemaet, når I indhenter tilbud. Vi har udfyldt vores egne svar, så I kan se, hvad I kan forvente hos Freehand Coffee.

1. Pris: sammenlign den samlede pris, ikke kun månedsprisen

En lav månedspris kan dække over dyre engangsbeløb eller en kaffepris, der er højere end hos andre. Bed derfor om et regnestykke for hele aftaleperioden: maskine, installation, kaffe, mælk, rengøringsprodukter og service. Som tommelfingerregel drikker en medarbejder ca. 3 kopper kaffe om dagen, så I kan regne jeres forbrug ud på forhånd.

Spørg også, om priserne er offentlige. Hos os kan I få et prisoverslag i prisberegneren, og vi har samlet priserne i vores guide til, hvad en kaffeaftale indeholder og koster.

2. Aftalens længde og fleksibilitet

Lange aftaler giver ofte en lavere månedspris, men binder jer, hvis I vokser, flytter eller bliver færre. Spørg, hvor kort den korteste aftale er, om aftalen kan skaleres undervejs, og hvad der sker, når den udløber: Bliver maskinen hentet, kan I få en ny, og er der en restværdi, I skal betale?

Hos Freehand Coffee kan I leje direkte hos os eller lease gennem Würth Leasing med en periode fra 12 til 60 måneder. Når aftalen udløber, tager vi maskinen retur, og er den over 5 år gammel, tilbyder vi som regel en ny.

3. Service og responstid

Service er den del af aftalen, medarbejderne mærker mest, når den ikke virker. Sammenlign derfor:

• Garanteret responstid: Er der en fast grænse for, hvornår en tekniker er hos jer – og gælder den kun på hverdage?
• Hvad er inkluderet: Arbejdsløn, kørsel og reservedele – eller betaler I pr. besøg?
• Fejlmelding: Hvor nemt er det at melde en fejl, og kan noget løses uden besøg?
• Forebyggende vedligehold: Kommer leverandøren også, før noget går i stykker?

Med vores serviceaftale er responstiden garanteret maks. 16 arbejdstimer, og arbejdsløn, kørsel og originale reservedele er inkluderet. I kan melde fejl via QR-kode på maskinen eller i vores online serviceportal døgnet rundt, og ca. 30 % af alle problemer løser vi online eller over telefonen. Stil de samme spørgsmål til alle leverandører, så I sammenligner på lige fod.

4. Teknikere: egne eller underleverandører?

Nogle leverandører bruger eksterne serviceteknikere. Det behøver ikke være et problem, men det kan betyde længere ventetid og en tekniker, der ikke kender jeres maskine. Spørg, hvor mange teknikere leverandøren selv har ansat, og om de dækker der, hvor I ligger. Vi har 25 egne teknikere, som dækker hele Danmark.

5. Maskinudvalg: passer maskinen til jeres behov?

En leverandør med få maskintyper vil sælge jer det, de har. Sammenlign derfor, om leverandøren kan dække hele jeres behov: en fuldautomatisk espressomaskine til kontoret, et bryganlæg til kantinen eller produktionen, en instant kaffemaskine med minimal rengøring – eller en semiautomatisk espressomaskine til receptionen eller caféen. Spørg også, om der findes renoverede maskiner, som både er billigere og bedre for miljøet.

Se alle vores mærker af kaffemaskiner til erhverv.

6. Kaffen: smag, sortiment og certificeringer

Book en smagning, før I skriver under – den bedste maskine hjælper ikke, hvis kaffen ikke falder i medarbejdernes smag. Spørg om sortimentet af hele bønner, filterkaffe og instant kaffe, og om der findes økologiske og Fairtrade-certificerede varianter. Har jeres virksomhed krav til bæredygtighed, så bed om dokumentation – ikke kun logoer. Se også kaffe til virksomheder.

7. Levering og bestilling

Spørg, hvordan I bestiller kaffe og ingredienser, hvor hurtigt de leveres, og om der er et minimumskøb. Jo nemmere bestillingen er, jo mindre tid bruger jeres office manager på at holde styr på kaffen.

8. Ekstra ydelser: én leverandør eller flere?

Mange virksomheder har både en kaffeleverandør, en vandleverandør og en leverandør af snackautomater. Det betyder flere aftaler, flere fakturaer og flere kontaktpersoner. Hos Freehand Coffee kan I samle kaffe, vandautomater, snack- og sodavandsautomater og betalingsløsninger i én aftale.

Opsummering

Den rigtige kaffeleverandør er ikke nødvendigvis den billigste pr. måned, men den, der giver den laveste samlede pris for den service, I har brug for. Brug skemaet ovenfor, indhent mindst to tilbud, og book en smagning. Læs også vores 7 gode råd til at vælge ny kaffeleverandør, og se alle vores kaffeløsninger til virksomheder.