Kaffeaftale: hvad indeholder den, og hvad koster en kaffeløsning?

En kaffeaftale – også kaldet en kaffeordning eller en kaffeløsning – er den aftale, jeres virksomhed laver med en leverandør om kaffemaskine, kaffe og service. Men hvad skal en god kaffeaftale indeholde, hvad koster den, og hvad skal I være opmærksomme på, før I skriver under? Her er vores gennemgang.

Hvad er en kaffeaftale?

En kaffeaftale samler alt det, der skal til for at have god kaffe på arbejdspladsen, i én aftale med én leverandør. I stedet for selv at købe en maskine, finde en kaffeleverandør og ringe efter en tekniker, når maskinen står stille, får I det hele samlet. Hos Freehand Coffee indeholder en kaffeaftale typisk:

• Kaffemaskinen – lejet, leaset eller købt, valgt efter jeres antal medarbejdere og ønsker.
• Kaffe og ingredienser – kaffebønner, filterkaffe eller instant kaffe samt mælk, kakao og rengøringsprodukter.
• Levering, installation og oplæring – så maskinen er sat rigtigt op fra dag ét.
• Serviceaftale – med vedligeholdelse, reparationer og en garanteret responstid, hvis maskinen står stille.

Hvad koster en kaffeaftale?

Prisen afhænger af maskine, kapacitet og aftaletype, men her er de faste priser hos Freehand Coffee:

Den samlede pris pr. måned afhænger altså mest af, hvor meget kaffe I drikker. Som tommelfingerregel drikker hver medarbejder ca. 3 kopper kaffe om dagen. Få et prisoverslag i prisberegneren på få minutter.

Leje, leasing eller køb?

Kaffemaskinen i en kaffeaftale kan lejes, leases eller købes:

• Leje: Aftalen indgås direkte med Freehand Coffee og løber fra 12 til 60 måneder med service inkluderet. Læs mere om leje af kaffemaskine.
• Leasing: Aftalen går gennem Würth Leasing og løber fra 12 til 60 måneder med service inkluderet. Læs mere om leasing af kaffemaskine.
• Køb: I ejer maskinen selv og kan tilkøbe en serviceaftale.

Se også vores sammenligning af leje, køb og leasing.

Service: det vigtigste i en kaffeaftale

En kaffemaskine, der står stille, er det medarbejderne mærker mest. Derfor er service den del af kaffeaftalen, I bør se nærmest på. Med vores serviceaftale får I:

• Garanteret responstid på maks. 16 arbejdstimer (mandag–fredag).
• Arbejdsløn, kørsel og originale reservedele inkluderet.
• Præventivt eftersyn efter behov og digital servicerapport efter hvert besøg.
• Fejlmelding via QR-kode på maskinen eller online serviceportal døgnet rundt.

Vi har 25 egne teknikere i hele Danmark, og ca. 30 % af alle problemer løser vi online eller over telefonen.

Hvad sker der, når kaffeaftalen udløber?

Når aftalen udløber, tager vi maskinen retur. Er maskinen over 5 år gammel, tilbyder vi som regel en ny. Har jeres behov ændret sig undervejs – fx fordi I er blevet flere medarbejdere – kan vi skalere aftalen med en større maskine eller en ekstra maskine.

Tjekliste: spørg om dette, før I skriver under

• Hvad er inkluderet i månedsprisen? Er service, arbejdsløn, kørsel og reservedele med?
• Hvad koster installation og oplæring? Og er der andre engangsbeløb?
• Hvordan afregnes kaffe og ingredienser? Efter forbrug eller som et fast antal kopper?
• Hvor hurtigt kommer en tekniker, hvis maskinen står stille – og er det garanteret?
• Hvor lang er aftalen, og hvad sker der, når den udløber?
• Kan aftalen tilpasses, hvis I bliver flere eller færre medarbejdere?
• Hvem står bag aftalen? Leverandøren selv eller et leasingselskab?

Læs også vores 7 råd til at vælge kaffeleverandør og vores guide til, hvordan I sammenligner kaffeleverandører.

Opsummering

En god kaffeaftale samler maskine, kaffe og service i én aftale med gennemskuelige priser og en garanteret responstid. Hos Freehand Coffee starter leje og leasing fra 600 kr./md inkl. service, med aftaler fra 12 til 60 måneder og kaffe efter forbrug. Se alle vores kaffeløsninger til virksomheder og kaffe til virksomheder, eller book en kaffesnak og en gratis smagsprøve.